Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

SAARAH KURNIAWATI

16612764

3 SA 01

PERTEMUAN

Komunikasi bisa memengaruhi dan dipengaruhi oleh tempat/ setting sosial. Komunikasi terjadi karena sebuah proses terstruktur yang di dalamnya terdiri dari komponen dan aktivitas yang saling berhubungan. Sistem sosial dapat mencakup keluarga, kelompok, organisasi, yang  bertindak sebagai produsen ekaligus produk komunikasi. Semua sistem sosial dapat melakukan pertemuan dalam berkomunikasi. Semua sistem sosial membuat komunikasi menjadi lebih sulit dan terbatas. Pertemuan dalam berkomunikasi berasal dari proses resprokal yang ribet, di mana para komunikator berusaha untuk memberi informasi, membujuk, atau bernegosiasi di dalam hal hubungan sosial yang lebih luas.

RAPAT

Rapat berfungsi untuk membuat orang berkumpul, memberikan kesempatan orang untuk berbicara dan mendengar. Rapat ini juga merupakan metode komunikasi 2 arah. Keefektifitas dari rapat tergantung kepada kemampuan pimpinan rapat memimpin dan berbicara. Dalam berkomunikasi melalui rapat, fasilitator yang sudah ahli akan memegang peranan penting, sedangkan peserta rapat akan membahas isu-isu hangat yang sedang diperbincangkan.

Komunikasi dalam pertemuan dan rapat

Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :

Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab

Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan

Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional

Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

4. Tekhnik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan

Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja dan diambil oleh orang lain.

Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:

Pertama, sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi. Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah rincian bahan tersebut pada selembar kertas sehingga anda akan lebih mudah mengingatnya.

Kedua, persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan penampilan anda mulai dari dbawah hingga ke atas. Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan kemeja pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan faktor penting yang akan membuat anda lebih percaya diri saat berbicara.

Ketiga, berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara, atau orang dekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.

Keempat, mengevaluasi diri anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara anda melalui telepon genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.

Kelima, perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus diingat, anda harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda dalam berbicara, sehingga para pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di depan umum.

Keenam, siapkanlah mental positif bahwa anda bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama kalinya. Tanamkanlah sikap percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa anda mempunyai kemampuan yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.

Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik membaca. Membaca pada dasarnya menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Dalam membaca dikenal teknik skimming. Sekilas kedua cara ini sepertinya sama, meskipun sebenarnya berbeda. Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan cepat secara umum dalam suatu bahan bacaan. Dalam skimming, proses membaca dilakukan secara melompat-lompat dengan melihat pokok-pokok pikiran utama dalam bahan bacaan sambil memahami tema besarnya. Sementara scanning adalah mencari satu jenis informasi tertentu dalam bahan bacaan.

Begitu juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya pengetahuan.Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.

Mendengarkan dengan baik, dalam psikologi dikenal dengan istilah mendengar sepenuh hati. Berikut ini izinkan saya mengutip 5 (lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain mau membuka diri kemudian mau berbicara dengan kita.

Menyusun Pesan

Komunikasi sangat penting dalam berprilaku berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting ini terkadang jarang dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. Dalam praktek berorganisasi komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja sama yang baik untuk mencapai tujuan organisasi.

Informasi adalah sah dalam proses komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian informasi juga bisa menjadi faktor gagalnya komunikasi.

Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :

1. Informasi tidak tertangkap

2. Membuat kesalahan

3. Menunda atau menumpuk pekerjaan

4. Penyaringan

5. Hanya menangkap garis besarnya saja

6. Melemparkan tugas pada orang lain

7. Menghindari informasi

Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Sementara itu komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih kepada suatu teknik daripada sikap.

Pesan mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu ke kelompok manusia yang lain.

Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk, tujuan-tujuan maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan. Banyak cara komunikasi lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan dengan cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya rapat-rapat, obrolan setelah makan siang, penjualan produk atau pelayanan, bimbingan karyawan dan menghitung tugas-tugas lain dalam komunikasi lisan yang menjadi bagian dalam pengalaman kerja.

Sumber